為加強(qiáng)我院檔案工作，提高檔案管理水平，確保各類檔案的完整、安全，充分發(fā)揮檔案在各項(xiàng)工作中的作用，根據(jù)《檔案法》和有關(guān)法律、法規(guī)，制訂本制度。
    一、檔案機(jī)構(gòu)及其職責(zé)
    1、醫(yī)院設(shè)綜合檔案室，集中統(tǒng)一管理全院各類檔案。
    2、綜合檔案室隸屬醫(yī)院黨政辦公室，配備兼職檔案管理人員。醫(yī)院黨政辦公室主任兼任綜合檔案室主任。
    3、綜合檔案室的基本職責(zé)是：貫徹執(zhí)行檔案工作的政策、法規(guī)，制訂檔案工作計(jì)劃；建立健全檔案工作規(guī)章制度，并監(jiān)督、檢查、指導(dǎo)執(zhí)行情況；負(fù)責(zé)各類檔案資料的收集、整理、編目、鑒定、保管、銷毀和統(tǒng)計(jì)工作；編輯檔案參考資料，做好提供利用工作。
    4、各科室必須配備一名兼職檔案人員，做好本科室形成文件的收集、整理等工作，并按時(shí)向綜合檔案室移交。
    5、檔案工作人員要努力鉆研檔案業(yè)務(wù)，并認(rèn)真負(fù)責(zé)地做好各項(xiàng)檔案業(yè)務(wù)工作。
    二、檔案立卷歸檔制度
    1、檔案收集范圍。凡醫(yī)院黨、政、工、團(tuán)及各科室在業(yè)務(wù)工作活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的各種文字材料以及圖表、聲像等材料，均屬收集歸檔范圍，應(yīng)歸檔的文件材料必須完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，及時(shí)向綜合檔案室移交。任何個(gè)人不得據(jù)為已有或留存各科室。
    2、歸檔時(shí)間。文書(shū)檔案材料應(yīng)在次年六月底前完成歸檔工作�？蒲小⒒n案應(yīng)在項(xiàng)目完成后兩個(gè)月內(nèi)歸檔。會(huì)計(jì)檔案，在會(huì)計(jì)年度終結(jié)后，由財(cái)務(wù)科保管一年，期滿后于次年六月底前歸檔。照片、錄音帶、錄像帶等聲像檔案一般在活動(dòng)結(jié)束后歸檔。
    3、歸檔職責(zé)。文書(shū)檔案由醫(yī)院黨政辦公室檔案員負(fù)責(zé)收集整理。各科室業(yè)務(wù)檔案由科室做好收集整理工作，形成完成案卷后移交檔案室�；ā⒃O(shè)備檔案由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)收集相關(guān)檔案材料，并整理成卷冊(cè)后移交檔案室。會(huì)計(jì)檔案由院財(cái)務(wù)人員負(fù)責(zé)整理好該年度的會(huì)計(jì)檔案，形成會(huì)計(jì)檔案目錄，隔年度后向檔案室移交檔案。照片檔案由照片拍攝者收集和篩選歸檔照片，并形成文字說(shuō)明，做成數(shù)據(jù)包移交檔案室。
    4、歸檔要求。文件材料歸檔必須按照立卷歸檔的范圍，將歸檔文件材料收集完整齊全。檔案整理應(yīng)當(dāng)遵循文件的自然形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，準(zhǔn)確劃分保管期限，認(rèn)真編制各類檔案目錄，便于保管和利用。
    （1）分類清楚，組卷合理。
    （2）案卷標(biāo)題擬寫(xiě)完整、準(zhǔn)確，卷內(nèi)文件目錄、備案表和案卷封面填寫(xiě)齊全、清楚。
    （3）卷內(nèi)無(wú)金屬物，破損文件得到修復(fù)，案卷裝訂結(jié)實(shí)美觀，不影響閱讀。
    （4）案卷按一定的次序系統(tǒng)排列、編號(hào)，并編制案卷目錄等檢索工具。
    （5）按《歸檔文件整理規(guī)則》整理文件應(yīng)當(dāng)符合規(guī)定要求。
    5、各科室向檔案室移交檔案，必須填寫(xiě)移交清單一式兩份，交接雙方簽字蓋章。歸檔科室與檔案室各一份分別保存。
    三、檔案保管制度
    1、檔案日常保管工作由綜合檔案室管理人員負(fù)責(zé)，切實(shí)履行管理職責(zé)。
    2、庫(kù)房鑰匙由檔案管理人員保管，其他人員未經(jīng)允許不得進(jìn)入庫(kù)房。
    3、認(rèn)真做好檔案庫(kù)房防潮、防高溫、防光、防塵、防火、防盜、防有害生物（霉菌、蟲(chóng)、鼠）等工作。
    4、檔案庫(kù)房?jī)?nèi)嚴(yán)禁吸煙和堆放易燃、易爆物品，不得堆放雜物，保持整潔衛(wèi)生。
    5、對(duì)檔案進(jìn)行不定期檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)報(bào)告并采取有效措施。
    6、檔案管理人員調(diào)動(dòng)，應(yīng)當(dāng)及時(shí)辦理交接手續(xù)。
    四、檔案鑒定和銷毀制度
    1、由醫(yī)院檔案鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案的鑒定工作。
    2、鑒定小組定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，依據(jù)有關(guān)規(guī)定，認(rèn)真審定每一份歸檔材料的保管期限和密級(jí)。
    3、綜合檔案室負(fù)責(zé)日常鑒定工作。在接收各科室檔案時(shí)，應(yīng)對(duì)兼職檔案員送交的檔案作認(rèn)真審定。
    4、對(duì)保管期滿的檔案，由綜合檔案室向鑒定小組提出審閱要求，由鑒定小組核準(zhǔn)是否銷毀。
    5、對(duì)鑒定后需銷毀檔案，由綜合檔案室造具銷毀清冊(cè)和報(bào)告，經(jīng)醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可銷毀。未經(jīng)鑒定，任何人不得隨意銷毀檔案。
    6、銷毀檔案時(shí)，要有兩人以上監(jiān)銷，監(jiān)銷人員在銷毀前應(yīng)認(rèn)真清點(diǎn)核對(duì)，在銷毀清冊(cè)上簽章，并將銷毀情況報(bào)本院領(lǐng)導(dǎo)，銷毀清冊(cè)應(yīng)列入檔案保存。
    五、檔案統(tǒng)計(jì)制度
    1、統(tǒng)計(jì)工作由綜合檔案室負(fù)責(zé)。要定期對(duì)檔案和檔案工作的規(guī)模、數(shù)量、利用進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為制定檔案工作計(jì)劃和總結(jié)提供依據(jù)。
    2、檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)要準(zhǔn)確，堅(jiān)持實(shí)事求是，如實(shí)反映情況，使統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)符合客觀事實(shí)。
    3、建立統(tǒng)計(jì)臺(tái)帳，有檔案接收、移出、借閱、利用等方面的登記冊(cè)，做好日常登記工作。
    六、檔案利用制度
    1、綜合檔案室主要為本院工作人員提供檔案利用。外單位人員查閱檔案應(yīng)持介紹信或其他合法證件，經(jīng)綜合檔案室主任同意，可利用檔案。
    2、利用檔案需辦理登記手續(xù)，一般在檔案閱覽室查閱檔案。利用會(huì)計(jì)檔案以及黨支部會(huì)議記錄、醫(yī)院班子會(huì)議記錄等內(nèi)部材料需履行相應(yīng)的審批手續(xù)。
    3、利用者要自覺(jué)維護(hù)檔案的完整與安全，嚴(yán)禁有拆卷、撕頁(yè)、污損、涂改、圈劃、標(biāo)注等有損檔案的行為。
    4、歸還借閱的檔案，管理人員要當(dāng)面檢點(diǎn)無(wú)誤方可辦理注銷手續(xù)。
    5、利用者應(yīng)及時(shí)向綜合檔案室反饋檔案利用效果情況。
    七、檔案保密制度
    1、綜合檔案室應(yīng)按規(guī)定要求嚴(yán)格加強(qiáng)管理，確保檔案的安全。
    2、檔案工作人員應(yīng)嚴(yán)格遵守紀(jì)律，不得擅自擴(kuò)大利用范圍，不得泄露檔案內(nèi)容。
    3、未經(jīng)允許，檔案工作人員不得將檔案材料帶到公共場(chǎng)所、家中及外出游覽、探親訪友等，不得將檔案材料外借私人。
    4、復(fù)制檔案文件要嚴(yán)格把關(guān)，對(duì)國(guó)家機(jī)秘文件或不公開(kāi)文件必須經(jīng)院領(lǐng)導(dǎo)審批后，按規(guī)定辦理。
    5、如發(fā)生火災(zāi)等意外，檔案工作人員要積極組織搶救，并將檔案轉(zhuǎn)移到安全地點(diǎn)。