第一章 總則
為了進一步加強醫(yī)院檔案室的科學管理，有效地保護和利用檔案，更好地為醫(yī)院的各項工作服務，根據《中華人民共和國檔案法》和紹興市衛(wèi)生局、紹興市檔案局關于檔案管理的有關規(guī)定，結合我院實際情況，特別制定本制度。
一、根據擊中統(tǒng)一管理檔案的原則，本院各科室在開展醫(yī)療等公務活動中形成的全部檔案（包括文書、行政管理、醫(yī)教管理、會計、科技等不同的類，不事載體的檔案）應有院綜合檔案室集中統(tǒng)一保管。
二、醫(yī)院綜合檔案室對各科室檔案工作進行監(jiān)督指導。
三、醫(yī)院綜合檔案室隸屬于黨政辦公室，歸檔工作實行統(tǒng)一領導，分級管理。
第二章 機構、人員
一、確立由書記主管，黨政辦公室具體負責醫(yī)院檔案工作，健全檔案工作領導小組，將按鑒定小組，負責檔案工作的監(jiān)督和指導，確定檔案存毀。
二、調整配置兼職檔案員，完善檔案工作網絡。
第三章 檔案管理制度
一、立卷歸檔制度
1、歸檔范圍：上級機關的重要文件及本院形成，有保存價值的各種形式的歷史記錄均應歸檔。本院檔案分文書檔案、科技檔案、會計檔案、聲像檔案四大類組卷。
2、歸檔時間：文書檔案按行政年度歸檔；科技檔案按工程竣工時間歸檔；會計檔案按會計年度歸檔；聲像檔案按行政年度歸檔。文書類按行政年度于次年三月份開始立卷工作六月份完成此項工作；會計類按行政年度結束后立卷，于次年六月底前移交檔案室；科技類項目完成后立卷歸檔；聲像類待有關活動結束加工后即歸檔。
3、歸檔要求：
安全：凡歸檔范圍內的文件資料均應收集安全、缺漏重要資料必須補全。
規(guī)范：做到資料安全、分類科學、組卷合理、保管期限劃分正確、裝訂結實美觀大方、編目清楚、檔案排列有序。案卷題名清晰，能準確反映卷內文件材料內容。
整潔：檔案材料要整潔，大小規(guī)范。
4、不歸檔范圍：院內各部門在報抄送的文件，本院與有關單位一般性的往來文書；一般性文件的事務性、臨時性文件；一般性文件的歷次修改稿；上級機關下發(fā)的供工期做參考的文件；非隸屬機關同級抄送的不需要輸入的文件材料；與本單位沒有直接關系的商報、不必備案的文件材料。
二、檔案保管制度
檔案室是保管檔案、資料的重地，是機密的重地，為保證檔案的安全系數(shù)和檔案的完好無損，特制訂以下制度：
1、各類檔案，分門別類�？茖W管理，存放有序，方便查找。
2、嚴格執(zhí)行安全制度，定期檢查檔案，做到“八防”、“三無”。
3、嚴格執(zhí)行檔案保密制度，嚴守黨和國家機密。
4、禁止將明火、事物、易燃易爆物品帶入檔案室，注意水漬等玷污檔案。
5、檔案進出應仔細清點和登記，辦好移交手續(xù)。
6、檔案室查閱資料，查閱者不得大聲喧嘩，不得抽煙。
7、定期查電氣和消防器材，下班離開時應切斷電源。
三、檔案保密制度
檔案管理人員要嚴守國家機密，嚴格遵守《保密守則》。
1、不該看的機密，絕對不看；
2、不該說的機密，絕對不說；
3、不該問的機密，絕對不問；
4、不該記錄的機密，絕對不記錄；
5、不在辦公場所和家居、子女、朋友面前談論機密；
6、不在不利于保密的地方存放機密文件、資料；
7、未經主管管理批準，檔案一律不得外借，如違反保密紀律，造成后者，視情節(jié)輕重，給予管理人員以紀律處分。
四、檔案資料借閱制度
為了加強檔案科學管理，更好地開展檔案的利用工作，為醫(yī)院工作服務，特制定以下制度：
1、凡本院領導、職工因工作、學習需要而要查閱資料的，可直接向檔案室查閱或借閱、外單位查閱本院檔案、資料的應介紹信外，還需經本院領導（分管）同意。
2、查閱檔案、資料等，必須愛護檔案，不得轉借，更不得遺失。
3、凡借閱查閱檔案者必須填寫檔案利用登記本。
4、借閱人員要愛護檔案，查閱時不得撕頁、涂改，一經發(fā)現(xiàn)有查借者負一切責任。
5、未經許可，不可復制或拍攝檔案資料。
五、檔案管理人員職責
1、檔案工作人員要熱愛本職，忠于職守，遵紀守法，鉆研業(yè)務，勤奮學習。
2、及時做好檔案的立卷、歸檔和編目工作，不斷提高檔案質量，使之規(guī)范化、科學化。
3、不在檔案室內堆放與檔案無關的東西，落實檔案管理八防措施。
4、做好檔案開發(fā)利用，為領導決策，醫(yī)院教育做好服務工作。
5、遵紀守法，嚴格遵守保密制度。
6、定期考核檢查，把檔案工作作為處室考核的依據之一。
第四章 附則
本制度自公布之日起執(zhí)行。